Komunikasi dalam Organisasi

I. Pendahuluan

Informasi adalah sumber dasar bagi sumber sumber baru lainnya,merupakan dasar bagi seorang manajer untuk membuat laporan. pada perusahaan besar, manajer tidak dapat mengamati operasi fisik/langsung, tetapi melalui informasi yang memberikan gambaran operasi, artinya pengontrolan berdasarkan atas kepercayaan informasi yang diberikan dan tentunya informasi ini berasal dari orang-orang yang dipercaya, dan informasinya logis.

Informasi adalah sumber, artinya informasi bisa dikelola kembali, sumber-sumber yang sudah tersusun ini nantinya akan dikelola lagi oleh manajer untuk memanfaatkan sumber-sumber yang ada secara efiesensi dan maksimal, Keterampilan dasar yang harus dimiliki oleh seorang manajer adalah komunikasi dan pemecahan masalah.Manajer berkomunikasi dengan orang yang memberi laporan, dengan manajer lain, dengan orang lain diluar organisasi dsb.Manajer juga harus bisa memecahkan masalah dengan membuat perubahan terhadap operasi perusahaan, sehingga dapat menyesuaikan dengan lingkungan yang telah berubah. komputer adalah alat yang bisa digunakan untuk meningkatkan dua keterampilan tersebut diatas. Dalam pemecahan masalah, Manajer bertindak untuk meminimalkan pengaruh yang akan merugikan atau memastikan bahwa masalah yang sama tidak akan terjadi lagi.manajer membuat keputusan selama proses pemecahan masalah.


II. Pengertian Komunikasi

Sebelum membahas pengertian komunikasi organisasi sebaiknya kita uraikan terminologi yang melekat pada konteks komunikasi organisasi, yaitu komunikasi dan organisasi. Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya. Kendala utama dalam berkomunikasi adalah seringkali kita mempunyai makna yang berbeda terhadap lambang yang sama.
Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan bawahan/karyawan. Di antara kedua belah pihak harus ada two-way-communications atau komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan adanya kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Kerja sama tersebut terdiri dari berbagai maksud yang meliputi hubungan sosial/kebudayaan. Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu keinginan masing-masing individu, untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan dapat memberikan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan.
Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan, maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut.
Berdasarkan sifat komunikasi dan jumlah komunikasi menurut Onong Uchyana Effendi, dalam bukunya “Dimensi-Dimensi Komunikasi” hal. 50, komunikasi dapat digolongkan ke dalam tiga kategori:

1. Komunikasi antar pribadi
Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama.

2. Komunikasi kelompok
Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam usaha menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak seperti komunikasi antar pribadi.

3. Komunikasi massa
Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa yang meliputi cetak dan elektronik.

III. Komunikasi dalam Organisasi

Dalam melakukan komunikasi organisasi, Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss dalam Human Communication menguraikan adanya 3 (tiga) model dalam komunikasi:
1. Model komunikasi linier (one-way communication), dalam model ini komunikator memberikan suatu stimuli dan komunikan melakukan respon yang diharapkan tanpa mengadakan seleksi dan interpretasi. Komunikasinya bersifat monolog.

2. Model komunikasi interaksional. Sebagai kelanjutan dari model yang pertama, pada tahap ini sudah terjadi feedback atau umpan balik. Komunikasi yang berlangsung bersifat dua arah dan ada dialog, di mana setiap partisipan memiliki peran ganda, dalam arti pada satu saat bertindak sebagai komunikator, pada saat yang lain
bertindak sebagai komunikan.

3. Model komunikasi transaksional. Dalam model ini komunikasi hanya dapat dipahami dalam konteks hubungan (relationship) antara dua orang atau lebih. Pandangan ini menekankan bahwa semua perilaku adalah komunikatif. Tidak ada satupun yang tidak dapat dikomunikasikan.

Sebagaimana telah disebut terdahulu, bahwa arus komunikasi dalam organisasi meliputi komunikasi vertikal dan komunikasi horisontal. Masing-masing arus komunikasi tersebut mempunyai perbedaan fungsi yang sangat tegas. Ronald Adler dan George Rodman dalam buku Understanding Human Communication, mencoba menguraikan masing-masing, fungsi dari kedua arus komunikasi dalam organisasi tersebut sebagai berikut:

1. Downward communication, yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang
berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus
komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:
a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)
b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan
(job retionnale)
c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and
practices)
d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

2. Upward communication, yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate)
mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini
adalah:

a) Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah
dilaksanakan
b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang
tidak dapat diselesaikan oleh bawahan
c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan
d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
3. Horizontal communication, yaitu tindak komunikasi ini berlangsung di antara para
karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus
komunikasi horisontal ini adalah:
a) Memperbaiki koordinasi tugas
b) Upaya pemecahan masalah
c) Saling berbagi informasi
d) Upaya pemecahan konflik
e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama.


IV. Proses Komunikasi

Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain, sebagai berikut:

1.Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan. Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan.

2.Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain. Pesan atau message adalah alat-alat di mana sumber mengekspresikan gagasannya dalam bentuk bahasa lisan, bahasa tulisan ataupun perilaku nonverbal seperti bahasa isyarat, ekspresi wajah atau gambar-gambar.

3.Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode). Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara berbicara, menulis, menggambar ataupun melalui suatu tindakan tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel atau saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan. Saluran untuk komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon. Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi kata-kata tertulis seperti: televisi, kaset, video atau OHP (overheadprojector). Sumber berusaha untuk mebebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun hambatan, sehingga pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang dikehendaki.

4.Langkah keempat, perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya penerimalah yang akan menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana pula memberikan respons terhadap pesan tersebut.

5.Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun tindakan-tindakan tertentu. Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.

Komunikasi merupakan suatu proses yang mempunyai komponen dasar sebagai berikut :
Pengirim pesan , penerima pesan dan pesan
Semua fungsi manajer melibatkan proses komunikasi. Proses komunikasi dapat dilihat pada skema dibawah ini :

Diagram 1 : Proses Komunikasi

1. Pengirim pesan (sender) dan isi pesan/materi
Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide untuk disampaikan kepada seseorang dengan harapan dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan atau diekspresikan oleh pengirim pesan. Pesan dapat verbal atau non verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.
Materi pesan dapat berupa :
a.Informasi
b.Ajakan
c.Rencana kerja
d.Pertanyaan dan sebagainya

2. Simbol/ isyarat
Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat dipahami oleh orang lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan, (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah tertentu.

3.Media/penghubung
Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti ; TV, radio surat kabar, papan pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media ini dapat dipengaruhi oleh isi pesan yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan, situasi dsb.

4.Mengartikan kode/isyarat
Setelah pesan diterima melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka si penerima pesan harus dapat mengartikan simbul/kode dari pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti /dipahaminya.

5.Penerima pesan
Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan dari sipengirim meskipun dalam bentuk code/isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang dimaksud oleh pengirim

6.Balikan (feedback)
Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan Hal ini penting bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak
Balikan yang diberikan oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi balikan terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi balikan menggambarkan perilaku penerima pesan sebagai reaksi dari pesan yang diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat memperjelas persepsi.

7.Gangguan
Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi akan tetapi mempunyai pengaruh dalam proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir selalu ada hal yang mengganggu kita. Gangguan adalah hal yang merintangi atau menghambat komunikasi sehingga penerima salah menafsirkan pesan yang diterimanya.


V. Jaringan dan Saluran Komunikasi dalam Organisasi
Dari pengertian organisasi yang menyatakan bahwa organisasi merupakan suatu kumpulan atau sistem individual yang melalui suatu hirarki/jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang ditetapkan. Dari batasan tersebut dapat digambarkan bahwa dalam suatu organisasi mensyaratkan:

1.Adanya suatu jenjang jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua individu dalam organisasi tersebut memiliki perbedaan posisi yang jelas, seperti pimpinan, staff pimpinan dan karyawan.

2.Adanya pembagian kerja, dalam arti setiap orang dalam sebuah institusi baik yang komersial maupun sosial, memiliki satu bidang pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya.

Dengan landasan konsep-konsep komunikasi dan organisasi sebagaimana yang telah diuraikan, maka kita dapat memberi batasan tentang komunikasi dalam organisasi secara sederhana, yaitu komunikasi antarmanusia (human communication) yang terjadi dalam kontek organisasi. Atau dengan meminjam definisi dari Goldhaber, komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergabung satu sama lain (the flow of messages within a network of interdependent relationships).

VI. Komunikasi Informal

Adalah komunikasi yang berjalan melalui jalur tersembunyi dalam organisasi. Ciri-ciri dari komunikasi informal adalah penyebarannya cepat, karena terjadi secara berantai dan tidak dibatasi oleh struktur organisasi. Bentuk jaringannya adalah single trend, Gosip , probability dan cluster. Artinya komunikasi ini dilakukan dari luar organisasi/ informasi berasal dari luar, komunikasi-komunikasi informasi seperti ini biasanya berasal dari berita yang tidak jelas dan tidak diketahui kebenarannya.

VII. Efektivitas Komunikasi

Komunikasi dikatakan efektif apabila pendengar menginterpretasikan dan menangkap berita yang disampaikan tepat seperti apa yang dimaksud oleh pembicara, dalam hal ini seorang nara sumber/manajer harus pandai dalam melakukan komunikasi kepada bawahannya agar mereka mengerti apa kehendak dari manajer, efektivitas komunikasi juga bergantung pada gaya bahasa yang digunakan, dan senioritas / wibawa, seorang manajer dengan wibawa dan gaya bahasa yang sopan, biasanya bawahan akan segan dan mereka akan lebih cepat mengerti akan tugas yang diberikan. Berdasarkan the five Inevitable laws of effective communication yaitu :

1.Respect : sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan.
2.Emphaty : kemampuan kita untuk menempatkan diri pada situasi/kondisi yang dihadapi orang lain.
3.Audible : pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan
4.Clarity : kejelasan dari pesan yang disampaikan
5.Humble : dalam membangun komunikasi yang efektif perlu adanya sikap rendah hati

Tiga syarat mengiriman pesan secara efektif :
1.Kita harus mengusahakan agar pesan-pesan yang kita kirimkan mudah dipahami
2.Pengirim harus memiliki kredibelitas dimata penerima
3.Kita harus bisa menerima umpan balik secara optimal tentang pengaruh pesan dalam diri penerima

Komunikasi dikatakan efektif bila menimbulkan lima hal yaitu :
1.Pengertian
2.Kesenangan
3.Mempengaruhi sikap
4.Hubungan sosial yang baik
5.tindakan

VIII. Hambatan Terhadap Komunikasi yang efektif

Dalam berkomunikasi selain ke efektifan tentunya kita tidak bisa lepas dari hambatan-hambatan berkomunikasi. Berikut adalah hambatan-hambatan komunikasi :
1.berkomunikasi tidak sesuai dengan tingkatan bahasa para pendengarnya
2.tidak mengerti keinginan arah pembicaraan dari para pendengarnya
3.tidak memahami kelas sosial para pendengarnya
4.tidak memahami latar belakang serta nilai-nilai yang dipegang teguh para pendenganrnya
5.adanya saling tidak percaya
6.tidak membalas pembukaan diri orang lain / lawan bicara

Berdasarkan sifat hambatan, secara umum hambatan komunikasi ada dua macam :
1. Hambatan yang bersifat obyektif
Kurangnya kemampuan berkomunikasi, penyajian pesan yang kurang baik, waktu penyampaian tersebut yang kurang tepat.
2. Hambatan yang bersifat subyektif.
 Disebutkan karena orang tersebut tidak setuju bahkan menentang dengan apa yang akan dikomunikasikan. Contoh : mencemooh, menyesatkan pesan komunikasi.
 Pada dasarnya hambatan komunikasi subyektif disebabkan adanya pertentangan kepentingan, prasangka, apatis, atau adanya perbedaan kerangka referensi.

Berdasarkan jenis hambatan komunikasi terbagi menjadi 4 penjelasan :
 Pertama, akibat gangguan semantik. Hal ini, dikarenakan pengetahuan mengenai kata-kata atau bahasa yang tidak tepat seperti yang dimaksud oleh komunikator. Karena orang –orang yang terlibat dalam komunikasi menginterpretasikan kata/bahasa yang digunakan untuk menyalurkan pesan dengan berbagai cara, maka dapat terjadi mereka mempunyai pengertian yang berbeda.
 Kedua, adanya kepentingan-kepentingan yang ingin diperoleh baik oleh komunikator/komunikannya. Kepentingan akan menentukan seseorang selektif dalam mengartikan dan menanggapi suatu pesan. kepentingan akan menentukan daya tangkap, perasaan, pikiran dan tingkah laku seseorang.

• Ketiga, kurangnya motivasi. Dalam berkomunikasi, motivasi orang akan menentukan intensitas tanggapan seseorang terhadap pesan yang dikomunikasikan
• Empat, adanya prasangka juga menjadi penghambat dalam proses Komunikasi Antarpersona. Prasangka seseorang terhadap sesuatu masalah/ terhadap seseorang biasanya ditentukan oleh term of reference orang tersebut.
 

REFERENSI

A. Mulyana, Teori Komunikasi-modul 10, 2008
Miftah Thoha, Perilaku Organisasi, 1996
Onong Uchyana Effendi, Dimensi-Dimensi Komunikasi, 2001
Ronald Adler dan George Rodman, Understanding Human Communication, 1997
Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss, Human Communication, 1994
S. Bekti Istiyanto, Hambatan dan Efektivitas Komunikasi Antar Pesona